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Entendiendo el Rol que desempeña la tecnología para incrementar el negocio en grupos

La creación de experiencias memorables durante un evento es la clave para satisfacer a los asistentes, pero el camino para crear estas experiencias comienza mucho antes del evento mismo. Utilizando las herramientas digitales actuales, los organizadores y hoteles pueden ofrecer registros previos y en sitios más sencillos, reservaciones de habitaciones y encuestas. Estas herramientas mejoran la eficiencia, permitiendo a los organizadores tener más tiempo y concentrarse en los elementos más complejos y únicos de cada evento.

Las nuevas tecnologías que los organizadores de eventos utilizan tras bambalinas incluyen:

• Sitios web: Desarrollar un sitio web completamente personalizado con información necesaria para que los asistentes pueden empezar a tener una visión preliminar de lo que será el evento antes de llegar. Este sitio web también ayuda a facilitar el proceso de pre-registro.

• Administración del bloqueo de habitaciones: Estas herramientas le dan mayor control al asistente sobre su reservación y les permiten a los hoteles ofrecer directamente mejoras en tipos de habitaciones (upgrades) o agregar otros servicios.

• Registros modernos: Tecnologías como señalización digital, quioscos de autoservicio y obtención de acreditaciones en el momento hacen las llegadas más sencillas y ágiles.

• Encuestas en tiempo real: Los organizadores pueden recolectar la retroalimentación de los asistentes en cualquier punto, ya sea antes, durante o después del evento.

• Aplicaciones móviles: Permiten a los participantes diversas tareas como revisar la agenda, obtener e Innovación Por Jesús Sánchez

Entendiendo el rol que desempeña la tecnología para incrementar el negocio de grupos detalles y actualizaciones, y también interactuar con otros asistentes.

• Tableros de datos: Desplegar la información en un formato fácil de visualizar que provea conocimiento (insights) para optimizar los eventos y comprender mejor las necesidades de los asistentes.

¿Cómo los hoteles pueden utilizar la tecnología para el segmento de grupos?

Estas tecnologías se han vuelto más accesibles y no solo se utilizan para el segmento de grupos y convenciones, sino que pueden integrarse a los servicios que ofrece el hotel en general. Unas de las más comunes de integrar a la experiencia total del hotel son:

• Registro móvil (check-in).

• Entrega a cuartos robotizada

• Utilización de reconocimiento facial en lugar de llaves

En el área de grupos, los hoteles cuentan con una organización dedicada a la búsqueda y seguimiento de negocios; hoy en día existen una variedad de herramientas digitales y software que pueden ayudar a obtener más negocios en este segmento. Estas herramientas aumentan y potencian lo que el grupo de ventas está haciendo y lo pone disponible las 24 hrs del día los 365 días del año.

¿Qué debería buscar en este tipo de plataformas?

Existen diversas tecnologías que ofrecen ayudar a los hoteles a obtener más negocio en el segmento de grupos y convenciones, pero no todas ofrecen los mismos beneficios. Enlisto algunos de los criterios que considero son los más importantes que las plataformas deben ofrecer y que los hoteleros deberían considerar:

• Volumen de prospectos recibidos, tasa de ofertas (bidrate) y tasa deconversión.

• Retorno de Inversión (ROI) de la pauta publicitaria y recomendaciones para incrementar la participación de mercado (market share).

• Inteligencia competitiva.

• Datos anticipados para actuar en periodos de oportunidad.

• Conocimiento (insights) de la conducta de los organizadores y tendencias de mercado.

Reconociendo el impacto de la tecnología en los eventos

Debido a los avances en la tecnologíade los grupos y convenciones, los profesionales en ambos lados de la industria – organizadores y proveedores – tienen altas expectativas.

Demandan una experiencia novedosa y sencilla para llevar a cabo el proceso de reserva, administración y entrega de los eventos. Algunos de los beneficios más importantes que tanto los organizadores como para los hoteleros pueden obtener son:

• Administrar los eventos de forma más productiva

• Mejorar el compromiso de los organizadores y asistentes

• Administrar los costos y el presupuesto de forma más efectiva

• Incrementar sus ingresos

• Demostrar el Retorno de Inversión

(ROI)

La industria de grupos y convenciones está inmersa en una gran transformación digital en donde todos los jugadores están involucrados: proveedores, organizadores y asistentes.

Comprender que es lo que sucede en cada parte, y que experiencias y tecnologías están buscando, ayudará a planear mejor tus estrategias de marketing, necesidades operativas y objetivos de negocio.


Fecha de publicación:02-03-2021

Fuente:Alta Hotelería

Autor:Jesús Sánchez

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