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El sistema hotelero debe ser integral

Cuando hablamos de sistemas en la hotelería, siempre es complicado entender qué se necesita para un control eficiente del negocio.

Tradicionalmente cuando un departamento requiere una solución de TI, es éste mismo quien lo busca, evalúa y hace la adquisición, lo que ocasiona que dentro del hotel haya una mezcla de tecnologías que resuelven medianamente la operación del departamento, pero no se integran con las demás áreas.

Esta situación ha generado que los hoteles manejen información individualizada, creando feudos y núcleos de poder basados en los datos de cada departamento.

La problemática de los directores generales es la carencia de integración en la información, ya que no pueden ver el estado real del hotel sin que tengan que “intermediar informes” con cada gerente. Hay casos en que los resultados no coinciden entre departamentos y mucho menos con los estados de resultados.

A este hecho no se le ha dado mucha importancia, ya que ha sido una costumbre tener la administración y contabilidad del hotel en outsourcing. Es decir, por un lado los hoteles operan, pero por otro generan la información contable y fiscal haciendo ajustes y correcciones sin que coincida la realidad operativa.

Hoy en día las cosas están cambiando y cada vez más, pues el gobierno está pidiendo a las empresas informar sobre la situación real del negocio. Empezaron hace unos años con la facturación electrónica, y este 2014 solicitó el timbrado de las nóminas y entrega de la contabilidad de la misma manera, lo cual nos está llevando a una administración electrónica integral.

La visión de un ERP

La situación en la que el gobierno pide a las empresas reportar electrónicamente sus ingresos y costos por nómina y contabilidad ha obligado a éstas a tener un control eficiente de toda la información generada durante la operación y administración del hotel. Pero para ello se requieren sistemas sofisticados que vayan más allá de un “método fraccionado” o de una mezcla de éstos, donde cada uno resuelve sólo una necesidad operativa específica sin una visión de integración.

Esto sin duda requerirá de inversiones considerables, donde seguramente la hotelería querrá maximizar su inversión. Por ello, es necesario que volteen a ver soluciones integrales que resuelvan todo en una plataforma y dejen de usarse sistemas independientes para cada departamento, que resultan en mayores costos por compras y no logran la integración de la información.

Cuando hablamos de una integración en la información nos referimos a un ERP enfocado a la operación hotelera, un sistema que en su operación cotidiana genere datos y los transmita de manera automática entre los diferentes departamentos operativos (reservaciones, recepción, cajas, puntos de ventas de A&B, banquetes y eventos), además del área administrativa.

Por ejemplo, generar los asientos contables y pólizas correspondientes de los ingresos, al mismo tiempo que se efectúen reportes de producción y estadísticas y la información de control administrativo de las cuentas por cobrar, control de los inventarios de almacenes, su afectación en las cuentas por pagar, y actualización de saldos de las diferentes cuentas bancarias que forman parte de la administración y control del hotel.

Para tomar la decisión de adquirir un sistema ERP es importante considerar ciertos aspectos:

A) Software

Así como es complejo entender cuál es el sistema que generará la mejor integración de la operación, administración y contabilidad, también lo es saber qué tipo de tecnología es la que debemos adoptar.

Existen varias alternativas de aplicaciones desarrolladas en diferentes lenguajes y sistemas operativos que, aunque casi nadie lo dice, la decisión sobre una u otra tecnología impactará en mayor o menor los costos adicionales en la instalación.

Por ejemplo, si un sistema corre en Windows® se tendrán que pagar licencias adicionales para el servidor y antivirus, y seguramente todos los equipos operativos dependerán de Windows® y MSOffice®, esto sin considerar que por la cantidad de equipos se podría exceder la inversión hecha en el sistema hotelero. Pero si se opta por un sistema basado en Linux, entonces se reducirá el costo de inversión en el entorno operativo para concentrarse en el sistema de gestión hotelera.

Lo más importante en software es que la tendencia es a desarrollos en entornos Web. Es decir, que el sistema corra sobre un navegador (browser) que le permita entrar en el entorno del Cloud Computing, ofreciéndole beneficios de accesibilidad remota y, si el sistema lo contempla, por medio de diferentes dispositivos, ya sean computadoras de escritorio, tabletas o smartphones. Hemos visto empresas que ofrecen la tecnología Cloud 100% Web-Based, que puede ser instalada en una nube privada, dando confianza y seguridad al hotelero tradicional que piensa que por ser tecnología Web estará disponible para todo mundo en Internet, lo cual es totalmente falso.

Dentro de estas tecnologías existen opciones que se pueden accesar con diferentes sistemas operativos (Windows, Linux, Mac). Esto permite a la dirección general y a los gerentes de áreas tener control de su operación y administración desde cualquier lugar en el momento que se requiera y con la mayoría de los dispositivos. Ésta ha sido la tendencia desde hace ya varios años y sigue creciendo, lo cual indica que es una opción de valor agregado a considerar al momento de la adquisición. Una solución que integre la operación con la administración y contabilidad en una misma plataforma que se comunique de manera natural y sin una “interfaz”.

B) Hardware

Sin importar qué sistema se adquiera, es necesario tener una red en buenas condiciones, además de considerar las medidas de seguridad que marcan los estándares y, en caso de un sistema cliente/servidor, se debe considerar un servidor robusto e idóneo para soportar una operación que trabaje 24 x 365.

Muchas veces se decide “ahorrar” en equipos, pero lo que en realidad se está haciendo es poner en riesgo la operación del hotel y no considerar que ésta es una operación de misión crítica al trabajar 24 x 365. También se debe considerar una red eléctrica para el área informática, así como la seguridad ambiental para todos los equipos instalados y el site de computo.

C) Consultoría y Soporte

Al presentar una cotización, algunas empresas de software no indican claramente los costos por consultoría implícitos en el proceso de levantamiento de información, evaluación, implementación, capacitación y servicio post-venta. Es importante evaluar y confirmar esto detalladamente, ya que en algunos casos el precio por consultoría puede ser mucho más alto que el de las licencias del software.

Otro punto a verificar es quién proporcionará el soporte y mantenimiento, por lo que se debe tener cuidado al pagar un servicio que no esté disponible durante la mayor parte de la operación de un hotel, ya que será sin duda una mala inversión. Normalmente las empresas propietarias del software garantizan un mejor servicio, aunque pocas lo ofrecen de 24 x 365, y los distribuidores pueden ser más caros y sólo cubren un horario de oficina sin contar los fines de semana o días festivos. Por otra parte, el proveedor del software debe demostrar tener la capacidad de hacer adaptaciones al sistema que permitan al hotel cubrir sus necesidades específicas y las que vayan surgiendo como requisitos de las autoridades. Esto queda muy claro con el caso de la facturación y contabilidad electrónicas.

Novohit HBI-IEMI

En 25 años, este producto ha evolucionado y emigrado sus aplicaciones hacia el ambiente Web, siendo de los pioneros en tecnologías ERP Cloud 100% Web-based.

• Es una aplicación 100% Web, que permite que la operación y administración del hotel se lleve desde cualquier lugar y dispositivo.

• Cuenta con un sistema totalmente integrado con Front Office, Back Office, Puntos de Venta, Banquetes, Motor de Reservaciones online y aplicaciones móvil, tanto para el uso dentro del hotel como para reservaciones.

• Su tecnología se basa sobre Linux, lo cual permite ahorros en licencias de terceros.

• Novohit es un ERP Cloud que puede instalarse en un servidor local creando una nube privada o puede ser comercializado en esquema Leasing instalado en servidores de Novohit.

• La fortaleza del software es que es un ERP completo que se integra de manera natural con todos los departamentos y áreas.

• En el momento en que la operación genera información, ésta se va integrando a estadísticas y reportes de difusión, contabilidad, administración, etcétera, siendo esto de suma importancia, sobre todo en México por la contabilidad electrónica.

• La aplicación puede tener acceso desde cualquier sistema operativo (Linux, Windows o Mac) y es muy estable.

• Siendo un ERP diseñado especialmente para la industria hotelera, es amigable para que pueda ser actualizado o adaptado a los requerimientos periódicos de una o varias cadenas de establecimientos.

• Sus distribuidores operan con cadenas nacionales e internacionales, tienen presencia en México, Chile y Venezuela, con expansión a Colombia, Argentina y los Estados Unidos.

• Como valor agregado, Novohit es propietario de todo su código de programación, lo que permite a un hotel tener la opción de migrar su conexión a otra área o conectarse con globalizadores o servicios externos, así como modificar o agregar mayores funciones a su propio sistema.

• Su cotización ya incluye todos los servicios que se requieren para iniciar operaciones, desde la consultoría del hardware y software con los que ya cuenta el hotel, así como la instalación, capacitación (operativa, gerencial, administrativa y financiera), soporte o mantenimiento bajo una póliza 24/7 todos los días del año, y hasta seis actualizaciones importantes (seguridad, funcionamiento y optimización) de la plataforma para garantizar la más reciente versión del software.

Integra (InGent)

Desarrollado por una empresa 100% mexicana, es el software para hoteles y cadenas más flexible, intuitivo y poderoso, que ofrece valores agregados para la industria de la hospitalidad.

Entre sus clientes están Las Brisas Hotel Collection, Fibra Inn y Best Western.

• Su servicio tiene como objetivo la completa satisfacción de hoteles y restaurantes, ofreciendo una atención humana, personalizada y oportuna con los más altos estándares de la industria.

• Es muy flexible, ya que su funcionalidad se incrementa de manera continua de acuerdo con las necesidades y retroalimentación de los clientes.

• Su manejo de cadenas permite llevar un flujo de trabajo continuo sin perder el control de la información o invertir en servidores, VPN’s y demás hardware u otro tipo de redes especializadas, pues todo es por medio de una conexión a Internet.

• Ofrece un enlace directo con los globalizadores o GDS para atraer reservaciones de todo el mundo, lo que se materializa en múltiples beneficios, como:

- Incremento de ventas y ocupación.

- Mayor previsión y estabilidad de hospedaje.

- Menores periodos de baja estadía.

- Menor carga operativa.

Micros-Fidelio

Este sistema se ha posicionado fuertemente en el mercado desde hace varios años. Su mayor fortaleza es que comercialmente hicieron alianza con grandes cadenas internacionales y sistemas de reservaciones, una medida comercial que le ha favorecido mucho a su imagen.

• Maneja las áreas operativas (Front Office y POS).

• Comercializan módulos, como reservaciones online.

• En los últimos años han desarrollado aplicaciones Web.

• Se comercializa por medio de representantes.

• Su instalación se hace sobre Windows®.

• Cuenta con gran presencia internacional

e-SASA (Avance Sistemas)

Es un sistema administrativo ERP con gran funcionalidad y experiencia en el sector hotelero y con amplia presencia en regiones, como Los cabos, Cancún, Ixtapa, Acapulco y la Ciudad de México.

Front 2 Go (Avance Sistemas)

Es un nuevo software de operación hotelera con integración a la central de reservas, que permite llevar el completo control del hotel para brindar un servicio de excelente calidad a los huéspedes.

Módulos y precios

Aunque la mayoría de los módulos integran similitud en sus funciones, ya que fueron concebidos para resolver una misma necesidad (ventas, reservaciones, recepción, caja de recepción, auditoria nocturna y ama de llaves), la diferencia y el mayor valor agregado que pueden ofrecer es su integración con otros módulos, así como el empleo de tecnología que garantice una fácil implementación, estabilidad, seguridad y permanencia en el tiempo.

Desafortunadamente hay empresas que prometen grandes bondades o integración de ERP, pero finalmente no lo hacen. Esto es fácil de identificar por medio de tres acciones básicas en la compra:

1. Preguntar a quienes ya lo han adquirido. La recomendación de “boca en boca” sigue siendo elemental para adquirir un producto.

2. La tecnología que usan sus productos debe mostrar una relación precio/beneficio.

3. Como en cualquier otra adquisición, el precio es el indicador de lo que se está comprando.

No es fácil hablar de precios en sistemas, ya que se consideran diferentes aspectos en la determinación del valor final de la compra, como son:

• Número total de habitaciones: La mayoría de los sistemas basan el valor de la licencia en la cantidad de habitaciones.

Esto también determina la cantidad de personal a capacitar y tiempos de implementación.

• Número y variedad de Puntos de Ventas: En algunos sistemas son parametrizables y pueden adaptarse fácilmente a las diferentes plazas (restaurante, SPA o Logo Shop), facilitando la implementación y reduciendo la curva de aprendizaje, mientras otros tienen un desarrollo para cada tipo de Punto de Venta, encareciendo el valor final y haciendo más compleja la implementación y capacitación.

• Cantidad de usuarios: Algunos sistemas se venden por licencia-usuario, mientras otros se venden por uso de licencia a cierto tiempo, o tiempo y usuarios ilimitados.

• Consultoría: El proceso de implementación requiere en muchos casos de una consultoría operativa y administrativa, que puede impactar la inversión final de forma significativa. Pero hay empresas que tienen una visión más objetiva e incluyen cierto nivel de consultoría en el proceso de capacitación, favoreciendo la reestructuración o re-definición de procesos, e incluso ayudando a crear procedimientos donde no los haya, pues los sistemas integrales (ERPs) requieren de procedimientos bien definidos.

• Financiamiento: Algunas empresas ofrecen financiamientos propios o intermediados por empresas financieras.

Éstos a veces son una buena alternativa dependiendo de las tasas de interés vigentes y los plazos a pagar. Y no sólo eso, algunas empresas ofrecen financiamientos propios sin intereses y a plazos aceptables (seis, ocho, 10 y hasta 12 meses). Quienes hacen esto demuestran la confianza que tienen en su sistema, ya que estará funcionando antes de ser pagado en su totalidad.

Por último, al hablar de inversión en TI no es sólo cuestión de un monto, sino de automatización e integración, pues el valor de una implementación dependerá del tamaño del hotel y la cantidad de departamentos automatizados. Esto es un buen indicador, ya que algunos sistemas sólo automatizan la recepción, reservaciones y caja de recepción, mientras otros automatizan hasta la operación de ama de llaves y todo el proceso administrativo y contable, sin mencionar que la contabilidad electrónica es hoy una obligación junto con la facturación electrónica.

Conclusiones

Así pues, la hotelería no ha actualizado su tecnología como lo hacen otras industrias de servicios (líneas aéreas, bancos, etc.).

Y aunque el gobierno está obligando a usarla, la tecnología no es el enemigo, por el contrario puede ser el mejor aliado para llevar a cabo una operación eficiente y que los directores generales puedan tener el control de sus negocios, reduciendo núcleos de poder de quienes generan manualmente reportes y controles operativos que actualmente se pueden automatizar, y favoreciendo el servicio a clientes y la rápida toma de decisiones.


Fecha de publicación:18-01-2022

Fuente:Alta Hotelería

Autor:Juan de la Cruz López

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