Traka, marca de ASSA ABLOY, plantea que el control electrónico de llaves y equipos críticos puede ayudar a los hoteles a reforzar seguridad, continuidad operativa y eficiencia, especialmente en resorts, villas y propiedades con operaciones complejas.
Por: Luis Payró
En un hotel, una llave rara vez abre solamente una puerta. Puede dar acceso a una habitación, una villa, una bodega de alimentos y bebidas, un cuarto técnico, un vehículo, un carrito de golf, una zona de mantenimiento o un espacio de seguridad. Sin embargo, en buena parte de la industria, el manejo de esas llaves sigue dependiendo de procesos manuales: una persona que las guarda, copias que se multiplican con el tiempo o recorridos para localizar a quien las tiene en ese momento.
Para Diego Cota, gerente regional de ventas para América Latina y el Caribe de Traka, marca perteneciente a ASSA ABLOY, ese modelo representa una oportunidad clara de transformación operativa. “La idea es transformar una operación manual de control de llaves en una operación automática”, explica.
La solución de Traka se basa en gabinetes electrónicos donde las llaves físicas se aseguran mediante llaveros con chip. El colaborador autorizado se identifica —por ejemplo, con tarjeta o huella—, solicita una llave determinada y el sistema registra quién la retiró, cuándo lo hizo y cuándo fue devuelta. Si no cuenta con autorización, simplemente no puede acceder a ella.
El propósito no es reemplazar las llaves físicas, sino administrarlas con inteligencia.
Seguridad, trazabilidad y operación
El valor de este tipo de tecnología comienza por una pregunta elemental: ¿quién tiene la llave y para qué la necesita?
En la vida diaria de un hotel, esta pregunta puede involucrar desde el acceso a una habitación hasta la apertura de un almacén, el manejo de una flotilla o el ingreso a áreas sensibles. Cuando la respuesta depende de la memoria de una persona, de una libreta o de una llave resguardada “por alguien de confianza”, la operación queda expuesta.
“En lugar de buscar quién tiene las llaves y quién se las quedó, el sistema guarda la llave; tú vas al gabinete, pides tu llave y, si tienes acceso, te la da”, señala Cota.
La trazabilidad se vuelve particularmente relevante en propiedades complejas. En un hotel de ciudad con una sola puerta de acceso por habitación, buena parte del control puede descansar en la cerradura electrónica. Pero en resorts y desarrollos de villas la realidad es distinta: una unidad puede contar con accesos de servicio, jardín, oficina, instalaciones o mantenimiento, además de la puerta principal.
En esos casos, la operación necesita entrar y salir de las villas antes y después de cada estancia para revisar agua, energía, climatización, limpieza, mantenimiento y funcionamiento general. El reto consiste en hacerlo sin comprometer la seguridad del huésped ni perder claridad sobre quién tuvo acceso a cada espacio.
“Cuando tienes una villa y tienes una electrónica y cinco manuales, ¿cómo auditas eso?”, plantea Cota. El control electrónico de llaves permite que la propiedad tenga un registro de esos movimientos y reduzca la necesidad de multiplicar copias.
Una herramienta para Ama de Llaves y Mantenimiento
La conversación es especialmente relevante para las áreas de Ama de Llaves, Mantenimiento, Seguridad y Operaciones.
Ama de Llaves concentra una parte importante de las llaves operativas de una propiedad. Cuando una persona clave se ausenta, cambia de turno o deja el hotel, el manejo informal de llaves puede convertirse en un problema de continuidad. La alta rotación de personal —uno de los desafíos persistentes de la hospitalidad— vuelve aún más delicado depender de que ciertas personas “sepan dónde está todo”.
Un sistema centralizado permite asignar permisos de acuerdo con la función de cada colaborador, limitar el acceso a determinados horarios o áreas y mantener una auditoría de los movimientos. Esto reduce la dependencia de individuos y ayuda a que el cambio de personal no implique automáticamente una pérdida de control.
La misma lógica se extiende a equipos de trabajo: radios, teléfonos, tabletas, laptops o dispositivos utilizados para rondines e inspecciones. Mediante lockers inteligentes, el hotel puede saber qué equipo fue retirado, por quién y si ha sido devuelto, contribuyendo a una gestión más ordenada de los activos compartidos.
También existen aplicaciones para el control de llaves de automóviles ejecutivos, vehículos de servicio y carritos de golf. En estos casos, el sistema puede incorporar preguntas o registros operativos, como el motivo del uso, el lugar de estacionamiento o el kilometraje.
La eficiencia también es seguridad
El retorno de inversión de una solución de este tipo no siempre se expresa de manera simple en pesos. Una llave puede ser económica de reemplazar; lo costoso es aquello a lo que da acceso, el tiempo que se pierde al buscarla o el riesgo que se abre cuando nadie puede explicar dónde está.
Cota identifica tres dimensiones: protección patrimonial, eficiencia operativa y seguridad de las personas. En algunos hoteles, la prioridad puede ser resguardar vinos, suministros, alimentos o bebidas. En otros, será asegurar llaves maestras, instalaciones técnicas, vehículos o áreas de acceso restringido.
En todos los casos, la tecnología ayuda a eliminar un punto ciego de la operación: la falta de visibilidad sobre las llaves críticas.
La continuidad ante contingencias también forma parte de la ecuación. En destinos expuestos a huracanes, inundaciones o terremotos, contar con llaves de emergencia disponibles, localizables y bajo control puede ser decisivo. Traka señala que sus gabinetes cuentan con operación autónoma mediante batería, un atributo relevante cuando el acceso inmediato resulta indispensable.
El sector de cruceros ilustra el nivel de exigencia que puede alcanzar este tema. Ahí, el control electrónico de llaves para camarotes, espacios operativos y equipos contra incendios forma parte de una lógica de seguridad en la que cada llave debe estar disponible en el momento preciso y no depender de una sola persona.
Tecnología al servicio de una mejor hospitalidad
La conversación sobre seguridad no debe separarse de la experiencia del huésped. En un resort de alto valor, una falla de mantenimiento, una demora en la atención o una duda sobre el acceso a una villa puede afectar directamente la confianza del cliente.
Por ello, el control de llaves no es solamente un asunto de vigilancia. Es una herramienta para que los equipos operen con mayor orden, respondan más rápido y dediquen menos tiempo a resolver fricciones internas.
ASSA ABLOY organiza sus marcas especializadas en distintas divisiones; Traka forma parte de Global Solutions y se concentra en el control electrónico de llaves y equipos críticos. De acuerdo con Cota, la marca cuenta con presencia en cadenas hoteleras internacionales, así como en resorts de México, el Caribe y Centroamérica.
Para la hotelería independiente, donde la modernización de cerraduras y procesos operativos avanza a ritmos distintos, estas soluciones pueden representar una ruta gradual y concreta: no necesariamente sustituir toda la infraestructura existente, sino comenzar por controlar mejor los accesos y activos que ya son críticos para el hotel.
Hospitalitas Insights
La digitalización hotelera no siempre comienza en la recepción, el PMS o la relación con el huésped. A veces empieza en un objeto pequeño y cotidiano: una llave.
Convertir su manejo en un proceso trazable puede fortalecer la seguridad, ordenar el trabajo de áreas operativas y reducir la vulnerabilidad que provocan las copias dispersas, los cambios de turno y la alta rotación de personal. La tecnología, bien aplicada, no sustituye la hospitalidad humana: libera al equipo de fricciones innecesarias para que pueda concentrarse en servir mejor.
Si usted desea profundizar u obtener mas información de este sistema de gestión de llaves puede contactar directamente, por correo electrónico, a:
Diego Cota
Gerente regional para América Latina
Traka de Assa Abloy
diego.cota@traka.com
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