La creación de experiencias memorables durante un evento es la clave para satisfacer a los asistentes, pero el camino para crear estas experiencias comienza mucho antes del evento mismo. Utilizando las herramientas digitales actuales, los organizadores y hoteles pueden ofrecer registros previos y en sitios más sencillos, reservaciones de habitaciones y encuestas. Estas herramientas mejoran la eficiencia, permitiendo a los organizadores tener más tiempo y concentrarse en los elementos más complejos y únicos de cada evento.
Las nuevas tecnologías que los organizadores de eventos utilizan tras bambalinas incluyen:
• Sitios web: Desarrollar un sitio web completamente personalizado con información necesaria para que los asistentes pueden empezar a tener una visión preliminar de lo que será el evento antes de llegar. Este sitio web también ayuda a facilitar el proceso de pre-registro.
• Administración del bloqueo de habitaciones: Estas herramientas le dan mayor control al asistente sobre su reservación y les permiten a los hoteles ofrecer directamente mejoras en tipos de habitaciones (upgrades) o agregar otros servicios.
• Registros modernos: Tecnologías como señalización digital, quioscos de autoservicio y obtención de acreditaciones en el momento hacen las llegadas más sencillas y ágiles.
• Encuestas en tiempo real: Los organizadores pueden recolectar la retroalimentación de los asistentes en cualquier punto, ya sea antes, durante o después del evento.
• Aplicaciones móviles: Permiten a los participantes diversas tareas como revisar la agenda, obtener e Innovación Por Jesús Sánchez
Entendiendo el rol que desempeña la tecnología para incrementar el negocio de grupos detalles y actualizaciones, y también interactuar con otros asistentes.
• Tableros de datos: Desplegar la información en un formato fácil de visualizar que provea conocimiento (insights) para optimizar los eventos y comprender mejor las necesidades de los asistentes.
¿Cómo los hoteles pueden utilizar la tecnología para el segmento de grupos?
Estas tecnologías se han vuelto más accesibles y no solo se utilizan para el segmento de grupos y convenciones, sino que pueden integrarse a los servicios que ofrece el hotel en general. Unas de las más comunes de integrar a la experiencia total del hotel son:
• Registro móvil (check-in).
• Entrega a cuartos robotizada
• Utilización de reconocimiento facial en lugar de llaves
En el área de grupos, los hoteles cuentan con una organización dedicada a la búsqueda y seguimiento de negocios; hoy en día existen una variedad de herramientas digitales y software que pueden ayudar a obtener más negocios en este segmento. Estas herramientas aumentan y potencian lo que el grupo de ventas está haciendo y lo pone disponible las 24 hrs del día los 365 días del año.
¿Qué debería buscar en este tipo de plataformas?
Existen diversas tecnologías que ofrecen ayudar a los hoteles a obtener más negocio en el segmento de grupos y convenciones, pero no todas ofrecen los mismos beneficios. Enlisto algunos de los criterios que considero son los más importantes que las plataformas deben ofrecer y que los hoteleros deberían considerar:
• Volumen de prospectos recibidos, tasa de ofertas (bidrate) y tasa deconversión.
• Retorno de Inversión (ROI) de la pauta publicitaria y recomendaciones para incrementar la participación de mercado (market share).
• Inteligencia competitiva.
• Datos anticipados para actuar en periodos de oportunidad.
• Conocimiento (insights) de la conducta de los organizadores y tendencias de mercado.
Reconociendo el impacto de la tecnología en los eventos
Debido a los avances en la tecnologíade los grupos y convenciones, los profesionales en ambos lados de la industria – organizadores y proveedores – tienen altas expectativas.
Demandan una experiencia novedosa y sencilla para llevar a cabo el proceso de reserva, administración y entrega de los eventos. Algunos de los beneficios más importantes que tanto los organizadores como para los hoteleros pueden obtener son:
• Administrar los eventos de forma más productiva
• Mejorar el compromiso de los organizadores y asistentes
• Administrar los costos y el presupuesto de forma más efectiva
• Incrementar sus ingresos
• Demostrar el Retorno de Inversión
(ROI)
La industria de grupos y convenciones está inmersa en una gran transformación digital en donde todos los jugadores están involucrados: proveedores, organizadores y asistentes.
Comprender que es lo que sucede en cada parte, y que experiencias y tecnologías están buscando, ayudará a planear mejor tus estrategias de marketing, necesidades operativas y objetivos de negocio.
Fuente: Alta Hotelería Jesús Sánchez
Construlita Proyectos
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