TOURISM & MORE’S “TOURISM TIDBITS”
Julio 2024
El mes pasado analizamos las bodas como forma de convenciones y prestamos especial atención al nicho de mercado llamado “Bodas en destino”. Estos eventos son una parte romántica de la sección de convenciones y eventos de la industria de viajes y turismo. Pasemos ahora a otras formas de convenciones y su importancia para el turismo.
Las convenciones, bajo la forma de ferias comerciales, pueden ser una de las primeras formas de capitalismo. Desde que la gente empezó a comerciar entre sí, ha existido la necesidad de reunirse, intercambiar ideas y encontrar nuevas formas de presentar productos, servicios o ideas. En el mundo actual, las convenciones son un gran negocio. Desde los tiempos bíblicos, la gente ha comprendido que vender un producto significa algo más que simplemente tener un buen producto, también hay que presentarlo bien y de forma accesible. Uno de los principales errores de algunas convenciones y ferias es abarrotar la sala o hacer tanto ruido que la gente deja de pensar. Los delegados no sólo asisten a la parte ferial de la convención, ahora llamada sala de exposiciones, sino que a menudo utilizan el dinero de la convención como una forma de convertir un viaje de negocios en unas semivacaciones. De hecho, es frecuente que los delegados de las convenciones lleven consigo a miembros de su familia con la idea de mezclar los negocios con el placer.
Desde el punto de vista del sector de los viajes y el turismo, las convenciones suponen un importante impulso económico para la comunidad anfitriona. Quienes trabajan en las convenciones o asisten a ellas necesitan muchos servicios, desde hoteles a electricistas, desde buenos restaurantes a transporte. Además, los expositores pueden necesitar servicios de transporte, coordinadores internos y personal de servicio para montar y desmontar las exposiciones. En el mundo actual, las convenciones también necesitan mucha seguridad, no sólo para evitar robos, sino también para proteger tanto a los expositores como a los asistentes.
Para asegurar las convenciones y sacar el máximo partido a su negocio de convenciones, Turismo & More le ofrece las siguientes ideas y sugerencias:
-Determine si su ciudad o localidad es apropiada para celebrar una convención. ¿Qué hace especial a su localidad? ¿Qué tipos de congresos se adaptan bien a su comunidad? ¿Qué tipos de convenciones podrían no encajar con la sociología de su comunidad?
-Conozca a sus competidores y lo que ofrecen. Si su ubicación es céntrica, determine qué ofrece de especial y en qué se diferencia de otras ubicaciones. La realidad es que todas las comunidades están situadas en el centro en relación con algún otro lugar. ¿Qué hace que su ubicación sea especial? ¿Cuál es la calidad de sus medios de transporte y el grado de cooperación de las fuerzas de seguridad locales para ayudar a los viajeros necesitados? Recuerde que casi todas las ciudades afirman que ofrecen una hospitalidad a la antigua usanza y que sus gentes son especiales. La mayoría de los organizadores de reuniones interpretan estas afirmaciones como que su comunidad no tiene nada especial que ofrecer.
– No busque congresos más grandes (o más pequeños) de lo que su ciudad puede acoger. A menudo, las comunidades no piensan en la logística de una convención. Si va a buscar atraer una convención, asegúrese de saber qué tipos de hoteles ofrece, a qué distancia se encuentran los restaurantes del centro de convenciones y qué servicios tiene un centro de convenciones. Por ejemplo, ¿está equipado su centro de convenciones con un centro de comunicaciones, ofrece líneas telefónicas terrestres además de acceso a teléfonos móviles, o tanto los delegados como otras personas deben depender totalmente de los teléfonos móviles? ¿Cuál es el servicio de taxis y Ubers en el centro de convenciones?
– Nunca prometa a una convención potencial lo que no pueda cumplir. Recuerde a quienes busquen negocios de convenciones para su comunidad que se aseguren de que lo que prometen es real y factible. Los organizadores de reuniones saben muy bien cómo separar las ofertas honestas de los estafadores. Dé siempre lo mejor de sí mismo y ponga una sonrisa en su rostro. La realidad es que quizá nunca sepa qué le hará ganar (o perder) el negocio de una convención. Trate a cada persona como si fuera la convención que hará o deshará su comunidad.
– Si su centro de convenciones está cerca de un barrio poco seguro, elabore un plan de seguridad con el departamento de policía local. Basta un incidente bien publicitado para destruir la reputación de una ciudad de convenciones. Colabore estrechamente con el departamento de policía local para que la seguridad se proporcione de forma oportuna y cortés. Del mismo modo, haga todo lo posible por mejorar la belleza paisajística y medioambiental del vecindario del centro de convenciones. Recuerde que el acceso al aeropuerto y el vecindario que rodea a su centro de convenciones es el que causa mayor impresión a sus visitantes.
– Desarrolle un cuadro de empresas, servicios y ciudadanos locales dispuestos a convertir su comunidad en una comunidad de convenciones. Recuerde que las convenciones generan dinero cuando los delegados abandonan el centro de convenciones y acuden a restaurantes y otros comercios de la comunidad. Si su comunidad ofrece un mal servicio al cliente o simplemente no es favorable al turismo, los congresistas hablarán mal de usted más que de la propia convención. Cuanto más disfruten los delegados de su comunidad, más probable será que regresen como visitantes de ocio o que la recomienden a sus familiares y amigos, así como a los organizadores de reuniones.
– Anime a los miembros de la comunidad empresarial local a ofrecer obsequios a los asistentes a la convención. Especialmente en una coyuntura económica difícil, los obsequios son una buena fuente de publicidad y permiten a los empresarios locales relacionarse con clientes nuevos y potenciales. A menudo, los forasteros proporcionan comentarios que los locales nunca dan. Anime a los expositores de las convenciones a utilizar colores y diseños sencillos pero llamativos para atraer a la gente a sus stands y, si la feria requiere conversaciones personales, asegúrese de que los stands cuentan con personal suficiente en todo momento. Las normas básicas de atención al cliente son aún más necesarias cuando su comunidad acoge una convención. De este modo, conseguirá que su centro de convenciones sea rentable. Por ejemplo, los organizadores de reuniones recordarán el hecho de que usted haya proporcionado el montaje gratuito de mesas y los congresistas estarán encantados si les facilita acceso gratuito a ordenadores.
– Ofrezca actividades, restaurantes y listas de atracciones para antes, durante y después de una convención. Las convenciones son la oportunidad de su comunidad para lucirse. Recuerde que todos los asistentes a la feria pueden ser futuros visitantes y constituyen una fuente potencial de futuros ingresos.
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